Collaborer avec une agence de création

2016-04-17     /

Le rôle de votre entreprise dans la réussite de vos projets de communication

Voici un aperçu qui vous aidera à vous familiariser avec le processus de conception et de réalisation d’une agence de création et de communication.

 

L’assignation d’un gestionnaire de projet
Il faut avant tout désigner un membre du personnel de votre entreprise, possiblement le directeur de marketing, comme décideur et représentant de la firme auprès du studio de création. Cette personne devra être disponible en cas de besoin, apte à prendre des décisions en temps opportun et être responsable de l’obtention de toutes les approbations et autorisations nécessaires au sein de votre entreprise.

 

Le dossier de conception
Il est important d’établir une direction claire au début du projet. Cela garantit que tous les participants ont une compréhension commune de ce qui doit être accompli. La meilleure façon de le faire est de travailler avec le chargé de compte du studio qui est responsable de votre compte afin d’établir clairement les objectifs de votre projet et les résultats attendus. Cette personne fera le lien entre la personne désignée par votre entreprise et l’équipe de création du studio. Le chargé de compte posera une série de questions afin de créer un dossier de conception pour le projet. Un dossier de conception est important pour la définition des buts et objectifs du projet, l’identification des publics ciblés et les messages clés à communiquer, ainsi que pour établir un budget, fixer une date d’achèvement et définir le résultat escompté et comment il sera mesuré. Ces informations serviront de référence pour l’équipe créative dans le processus de conception. Travailler en étroite collaboration avec votre chargé de compte est la meilleure façon d’assurer la réussite de votre projet, en énonçant les objectifs du projet, établissant des processus et en s’assurant que l’équipe créative aura accès à tout ce dont elle aura besoin pour compléter le projet à temps et en respectant le budget.

 

La recherche initiale
Afin d’établir une position de marque distincte pour votre entreprise, vos produits et services, les concepteurs de l’équipe créative devront s’efforcer de comprendre votre entreprise et ses objectifs. Leur recherche initiale devrait inclure un examen de vos concurrents et de l’état de vos communications, messages de marketing et activités promotionnelles actuelles.

 

Le développement du concept
Généralement, l’équipe de création proposera deux directions créatives distinctes pour votre projet. Lors de la présentation, vous devrez peser le bien-fondé des concepts proposés en regard de vos objectifs marketing et communiquer les améliorations nécessaires à votre chargé de compte. Le directeur de création du studio devra ensuite développer le concept choisi et présenter une version révisée pour approbation du concept. Avant de donner votre approbation, vous devrez être satisfait du concept, du graphisme, de la typographie, du style photographique, du type de papier (si imprimé) et des couleurs choisies.

 

La rédaction des textes
Si votre contrat avec le studio comprend la rédaction, vous recevrez une version préliminaire du texte. Vous devrez réviser cette version originale en vous assurant que le concept est respecté et communiquer toute amélioration ou correction requise à votre chargé de compte. Le studio corrigera le texte et présentera une version corrigée pour approbation. Avant de donner votre approbation finale, vous devrez être convaincu que le texte répond bien à l’objectif de communication. Idéalement, toute révision de texte doit être faite avant la mise en page des documents. Une révision faite après la mise en page prendra plus de temps et augmentera les coûts.

 

Le design graphique et la pré-production
C’est ici que tout se rejoint. Toutes les photos ou illustrations requises par le projet seront réalisées et mises en page avec le texte final. À l’issue de la mise en page, le chargé de compte vous fournira une épreuve préliminaire pour approbation. Vous devrez obtenir toutes les approbations internes nécessaires et vérifier le contenu de l’épreuve avec soin. Toute modification devra être communiquée à votre chargé de compte. Lorsque vous serez prêt à approuver le projet, votre chargé de compte vous fournira un formulaire d’approbation finale. Il est important de faire toutes vos modifications avant de signer. Une fois que l’approbation est signée le projet entamera la phase finale de production.

 

La production finale
La phase finale de production comprend la préparation de fichiers pour impression, le téléchargement sur le Web ou la création d’une publication numérique (ePublication). Le processus de préparation du fichier final commencera après que l’approbation finale ait été signée. Le studio fera alors une dernière vérification de tous les fichiers électroniques. Si des modifications sont apportées suite à cette vérification, votre chargé de compte devra préparer et produire une nouvelle épreuve finale des fichiers modifiés et les faire approuver par le client pour en assurer l’exactitude.

 

Pour les travaux d’impression, le studio fournira des épreuves d’impression des items à être imprimé pour approbation finale. Ce sera la dernière occasion d’apporter des modifications avant que le travail ne soit imprimé. Avant de donner votre approbation finale, vous devrez obtenir toutes les approbations internes nécessaires et vérifier les épreuves attentivement. Toute modification à ce stade pourrait entrainer des coûts supplémentaires. Une fois que vous aurez approuvé l’épreuve, le travail sera imprimé. Votre chargé de compte assurera le contrôle de la qualité du travail d’impression et fournira le OK de presse final à l’imprimeur pour qu’il puisse procéder au tirage convenu.

 

Un effort de collaboration
Le concept et le succès de votre projet sont le résultat d’un effort conjoint. En suivant les étapes proposées plus haut, vous serez satisfait à la fois par le produit final et le processus qui aura permis d’y arriver.

 

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